Prosessen

De fleste henvendelser kommer fra faste klienter - eller på anbefaling og henvisning fra disse. Enhver henvendelse er uforpliktende og behandles med stor diskresjon.

Første fase blir å sikre oss opplysninger om formål med arrangementet, antall gjester, ledsagere, nasjonalitet, bakgrunn/status, årstid, ønsket destinasjon, etc.

Noen ganger har kunden allerede gjort seg opp en mening om destinasjon og rammer for begivenheten. Ut fra dette, presenterer vi forslag til løsninger.

Andre ganger er alt åpent. Vi fremlegger da gjerne 3-4 alternative programforslag med ulike tema og destinasjoner som vi mener i størst grad betjener angitte spesifikasjoner, ønsker og behov.

Ved noen anledninger er det faste oppdrag med en tradisjonell ramme, der vi stort sett gjennomfører alt og rapporterer fremdrift til klienten. Kunden står da stort sett kun for utsendelse av invitasjoner (som vi gjerne utformer) og registrering av gjester og eventuelle spesielle ønsker eller behov gjestene har.

Ved større begivenheter - der gjerne mange forhold er ukjent - organiseres det ofte et internt prosjekt-team med representanter fra ulike avdelinger i konsernet. Vi inngår da som en del av denne arbeidsgruppen og har ved flere anledninger påtatt oss ansvaret med å lede og koordinere arbeidet. I slike tilfeller, arbeider vi på basis av en fast kontrakt eller timehonorar. Dette er ofte en modell vi foretrekker, ettersom oppdragsgiver da får erfare hvilken innsats, verdier og ressurser som nedlegges i arbeidet. Ikke minst opplever klienten da ofte hvordan praktiske og innovative løsninger medfører betydelige besparelser som gjerne langt overgår våre honorarer.

Det er uansett vårt ansvar å tilse at enhver løsning gir optimal verdi for investeringen. Videre er det vår oppgave å presentere anbefalinger og forslag til løsninger på en måte som gjør at kunden kan ta effektive og gode avgjørelser.

Når et program et utvalgt, starter arbeidet med detaljer og reservasjoner, inntil et realistisk program foreligger. Fra dette tidspunktet utarbeides en kontrakt som regulerer oppdraget og samarbeidet. Det gjennomføres ofte presentasjon og visning av destinasjon, nøkkel leverandører og gjerne gjennomgang og prøvesmaking av menyer og viner. Der hvor ukjente faktorer kan påvirke innslag i programmet, utformes det parallelle løsninger slik at mulige problem har sin alternative løsning i forkant.

Kunden er nå forberedt på å motta sine gjester og er trygg på alle forhold som blir organisert, koordinert og tilrettelagt. Vertskapet kan nå trygt bruke all sin oppmerksomhet på gjestene. Ved gjennomføringen stiller vi med et professjonelt mannskap som kvalitetssikrer og dobbeltsjekker alt ned til den minste detalj. I etterkant evalueres arrangementet for om mulig lokalisere detaljer som kunne vært forbedret.
 

"Seeing Norway by seaplane during our magical week in June was a privilege beyond description. Thanks so much for the marvellous adventure and for being open to our special requests from tracking a reindeer herd to stopping to see the famous Urnes Stave Church. It was a once in a lifetime experience".